Blogi

Sähköinen, digitaalinen, automatisoitu

Sähköinen taloushallinto. Digitaalinen taloushallinto. Automatisoitu taloushallinto. Samasta asiasta puhutaan, mutta mitä se tarkkaan ottaen tarkoittaa ja ennenkaikkea, mikä sen merkitys on yrittäjälle?

Tämä oli yksi keskeinen teema muutama viikko sitten Lahdessa, missä vietettiin Taloushallintoliiton Kesäpäiviä, satojen alan ammattilaisten kanssa.

”Sähköinen” voi kuullostaa jo hiukan nostalgiselta termiltä, kun sähköllä käyvillä koneillahan näitä hommia on jo vuosikymmenet tehty. Samoin ehkä ”digitaalinen”. Mielestämme ”automatisoitu” kuvaa parhaiten mistä asiassa on pohjimmiltaan kysymys; sellaiset kirjanpidon ja muun taloushallinnon rutiinit jätetään tietojärjestelmien hoidettavaksi, missä ei erityisesti ihmisen tekemää arviointia ja päätöksentekoa kaivata.

Parhaimmillaan tällainen automatisoitu malli vauhdittaa ja helpottaa arkea, samalla kun väistämättömät inhimilliset virheet jäävät pois. Perusrutiinien sijasta voidaan aika käyttää taloustiedon analysointiin ja toiminnan parantamiseen. Yksi hieno hyöty yrittäjille on kausittaisten kirjanpitoraporttien muuttuminen reaaliaikaisemmaksi ”mittaritauluksi” jolla seurata oman yrityksensä tilannetta. Aiempaa käytäntöä voisi verrata tilanteeseen, jossa ajan tänään autolla Vantaalta Tampereelle, mutta saan nopeusmittarin lukemat käyttööni vasta kuukauden päästä. Ei helppoa.

Ylipäätään tällaisen sisäisen laskennan syvempi hyödyntäminen on suuri mahdollisuus liiketoiminnan parantamiseen. Mutta se on jo ihan oman bloginsa aihe.

Automatisoidun taloushallinnon sydän on sekä asiakkaan että tilitoimiston yhteisessä käytössä oleva tietojärjestelmä, sekä sovittu tapa käyttää sitä.

Jos teillä pohditaan taloushallinnon uudistamista tai kehittämistä, niin annamme mielellämme pari vinkkiä, Dataclericin ilmaisen TalousTunnin merkeissä.

Miten sisäinen laskenta voi pelastaa sinut?

Penalla (nimi muutettu) on rakennusliike pääkaupunkiseudulla. Viime vuonna tuli mitta täyteen kun eläkevakuutusyhtiö mätkäisi viisinumeroisen lisälaskun edelliskauden maksuista, jotka eläkeyhtiön kirjeen mukaan oli alunperin ilmoitettu alakanttiin. Tilillä vastaavasti löytyi juuri sillä hetkellä vain kolminumeroinen summa. Pena kaiveli tositteita ja teki laskelmia kaksi päivää ja yötä, ja lopulta hätiin löytyi yhden asiakkaan sopimus, josta oli näköjään viimeinen erä jäänyt laskuttamatta. Ehkä näillä rahoilla saadaan eläkepiikki kumoon, toivottavasti vielä asiakas maksaa kun aikaakin pääsi jo keikasta kulumaan… Kyseinen sopimus tuntui aikoinaan tosi hyvältä bisnekseltä, kunnes Pena tuli viime yönä laskeneeksi mitä tämän asiakkuuden todelliset kustannukset olivat olleet. Kakskyttonnia enemmän kuin tuotot. Ja monia pitkiä päiviä siinä paloi omaakin aikaa, mille Pena ei perinteisesti arvoa laske.

Mitta siis täynnä, mutta mikä neuvoksi? Pena päätti ottaa firmassaan neljä asiaa haltuun;

1) kausittainen BUDJETOINTI, joka antaa selkärangan oman talousyhtälön ymmärtämiselle ja parantamiselle, 2) TOTEUMAN säännöllinen seuranta ja vertaaminen budjettiin, 3) näihin linkittyvä KASSAVIRRAN ennustaminen, kun tuloslaskelma ei näköjään kerrokaan paljonko tilillä on tai tulee rahaa sekä 4) asiakaskohtaisen KANNATTAVUUDEN suunnittelu ja seuranta jotta jatkossa ei ainakaan huomaamatta tehdä jollekin ilmaista työtä.

graphTällaisten, yrittäjän/johdon tueksi tarkoitettujen työkalujen käyttämistä nimitetään siis
sisäiseksi laskennaksi. Vastaavasti viranomaisia varten tehtävä lakisääteinen kirjanpito on taas ulkoista laskentaa. Oman kokemuksen mukaan monessa pk-yrityksessä tyydytään pelkkään jälkimmäiseen. Sisäinen laskenta voi pelastaa sinut.

Varaa Dataclericin ilmainen TalousTunti niin visioidaan yhdessä minkälainen ratkaisu juuri sinulle sopii.